مدیریت هزینه‌های ثابت و متغیر در هتل و بوم‌گردی - راهنمای عملی برای افزایش سودآوری
صادق قنبرزاده
چرا شناخت هزینه‌های ثابت و متغیر مهم است؟
در مدیریت هتل و بوم‌گردی، آگاهی دقیق از ساختار هزینه‌ها و تفکیک آن‌ها به دو دسته ثابت و متغیر، اساس تصمیم‌گیری مالی هوشمندانه است. هزینه‌های بدون کنترل، به‌ویژه در اقامتگاه‌های کوچک، می‌تواند سودآوری را به‌شدت کاهش دهد. این مقاله با رویکردی عملی، به معرفی، تحلیل و راهکارهای کنترل این هزینه‌ها می‌پردازد.
تعریف هزینه‌های ثابت و متغیر
هزینه‌های ثابت:
هزینه‌هایی که بدون وابستگی به تعداد مهمان یا میزان فروش، در هر ماه یا فصل تکرار می‌شوند مانند اجاره یا اقساط ساختمان، حقوق ثابت پرسنل، هزینه بیمه، مالیات، اینترنت، تبلیغات بلندمدت.
هزینه‌های متغیر:
هزینه‌هایی که با افزایش یا کاهش مهمان یا فروش تغییر می‌کنند مانند مواد غذایی، شوینده‌ها، برق و آب، نیروهای خدماتی ساعتی، پذیرایی مهمانان، حوله، صابون، نوشیدنی و ... یا اشتراک پلتفرم‌ها.
چگونه هزینه‌ها را مدیریت و کاهش دهیم؟ اقدامات زیر را به ترتیب اجرا کنید:
۱- ثبت دقیق هزینه ها در اکسل یا نرم‌افزارهای ساده حسابداری: مبالغ باید بر اساس ثابت و متغیر دسته‌بندی شده، تاریخ و علت آن ها ثبت شود.
۲- تحلیل دوره‌ای: هر ماه نسبت درآمد به هزینه را بررسی کنید.
۳- خرید عمده: برای اقلام و کالاهایی که با خرید عمده آن ها هزینها کاهش می یابد قراردادهای تأمین کالا با تخفیف عمده ببندید.
۴- کنترل مصرف انرژی: بهترین راه نصب تایمر، استفاده از لامپ‌های LED و بهره گیری از انرژی های تجدیدپذیر است.
۵- چرخش نیروها: استفاده از نیروی پاره‌وقت در روزهای کم‌مهمان
۶- تعمیرات و نگهداری دوره ای: برنامه‌ریزی برای جلوگیری از خرابی‌های پرهزینه تجهیزات
یک مثال واقعی:
یک مجوعه اقامتی (به فرض بوم‌گردی) با ظرفیت ۴ اتاق را درنظر بگیرید. این اقامتگاه طی سه ماه شلوغ تابستان به‌طور میانگین ۱۷ میلیون تومان هزینه ثابت داشته، ولی هزینه متغیرش با افزایش تعداد مهمان تا ۱۵ میلیون در ماه رسیده است. مدیر مجموعه باید با پیشبینی دقیق بودجه در این فصل مواد غذایی را بصورت عمده بخرد و برای کاهش مصرف انرژی در تابستان به پرسنل خود آموزش دهد و از لوازم کم مصرف استفاده کند. نتیجه این اقدامات افزایش سود خالص تا ۳۰٪ است.
سوالات متداول
۱. هزینه‌های تبلیغات جزو کدام دسته از هزینه ها است؟ ثابت یا متغیر ؟
اگر تبلیغات قراردادی باشد، هزینه ثابت محسوب می‌شود. مثلا اجاره بنر تبلیغاتی برای یک سال. اما اگر تبلیغات پورسانتی باشد (مانند فروش در روم‌تور) متغیر است.
۲. چگونه هزینه برق و گاز را کاهش دهیم؟
با آموزش پرسنل، تعویض تجهیزات پرمصرف، و نصب سیستم‌های هوشمند گرمایش سرمایش می‌توان مصرف را کاهش داد.
۳. آیا نرم‌افزار حسابداری برای اقامتگاه‌های کوچک ضروری است؟
برای اقامتگاه‌های زیر ۵ اتاق، یک فایل اکسل دقیق با دسته‌بندی مناسب کفایت می‌کند. اما برای مدیریت بهتر و پیشرفت، استفاده از نرم‌افزار پیشنهاد می‌شود.
۴. چگونه هزینه‌های متغیر را در فصل‌های کم‌مهمان کنترل کنیم؟
با کاهش خرید مواد فاسدشدنی، تعدیل نیروی پاره‌وقت، و خاموش کردن تجهیزات اضافی در اتاق‌های خالی.
نتیجه‌گیری
مدیریت هزینه‌های ثابت و متغیر، ستون فقرات موفقیت مالی در صنعت میزبانی است. درک درست از این دو نوع هزینه به شما این امکان را می‌دهد که منابع را هوشمندانه تخصیص داده، سود خود را افزایش دهید و خدمات بهتری به مهمان ارائه کنید.
اگر صاحب اقامتگاه یا هتل هستید، پیشنهاد می‌کنیم در روم‌تور ثبت‌نام کنید. اگر مشاور یا همکار حوزه گردشگری هستید، روم‌تور را به مجموعه‌های اقامتی و تفریحی دیگر معرفی کنید و شبکه همکاری خود را گسترش دهید.
منابع:
"Hotel Operations Management" by David K. Hayes – Pearson
گزارش سالانه هزینه‌های عملیاتی هتل‌های ایران – اتحادیه هتلداران ایران ۱۴۰۲